電話受付は重要です

<電話受付は重要です>


歯科医院にとっては電話応対も非常に大事な業務です。
予約受付等で電話を受けることが多いのも歯科医院の特徴です。

電話は声だけが勝負ですが、相手はいろんなことを想像してしまうものです。
受付者の声色や機嫌や忙しさや態度や姿勢まで分かってしまうこともあります。
また周りの音も拾うので病院の雰囲気も想像することができます。
何の気なしに患者様にマイナスのイメージを与えるリスクも孕んでいます。


<ポイント1:声>
当然ですが大きな声でハキハキを話す必要があります。
○特に第一声(「こんにちは」の「こ」)が大事です。
○医院名だけでなく受付スタッフは名前も名乗る方が親近感を持ってもらえます。
○午前中は「おはようございます」が第一声でもOKです。
○敬語や言葉遣い等は日々のミーティングや研修で身につけましょう。咄嗟に出ます。


<ポイント2:電話に出るスピード>
電話が鳴ったらいかに早く出るかは大事です。
○もし何度も鳴って待たせてしまった場合は
 「お待たせして申し訳ございません。○○医院の○○です」と出ましょう。
○メモとペンは常に電話の近くに配置しておきましょう。


<ポイント3:用件を聞き取る能力>
○相手の名前を確認します。
 名乗らないときは「失礼ですがどちら様でいらっしゃいますか」と聞きます。
○予約確認等ですくに回答できる場合は「確認しますので少々お待ち頂けますか」と回答します。
○分からない場合は「すぐにお答できる者と代わりますので少々お待ち下さい。」と回答します。


<ポイント4:電話の終わり方>
○最後は「ありがとうございました」で切り上げます。
○相手が電話を切るのを確認してから電話を切ります。



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