領収書や請求書って絶対に必要?保存・保管・レシート・紛失

領収書や請求書って絶対に必要?

  • ロープウェイ運営を受託する会社を経営しています。領収書や請求書を残すように税理士に言われてるんですが紛失とかしたらどうするのですか?

強力な外部証憑であることは間違いなし!

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★領収書や請求書を漠然と保管している会社様へ

●会社で保管されている領収書や請求書ですが、形式的にどんな証憑が必要か  ということはあまり重要ではありません。それよりも、「取引の事実」を実質的に  証明できるか否かが重要になります。  ↓  決算書の正確性の証明のために上記証憑の保存は必要です。  ↓  ちなみに領収書の記載事項については法律で明記はしていませんが、  ①作成者、②日付、③取引内容、④金額、⑤相手先は最低限必要ですね。  また相手先欄に「上様」というような領収書を見かけますがこれはNGです。 また㈱や㈲というような省略もやめましょう!! 金額の書き方も大事です。金額の最後に「也」と入れるのも大事ですし、 最初に「¥」や「金」を入れましょう。 また但書の書き方も注意が必要です。「お品代」等という抽象的表現は極力 避けたほうがいいと思います。 ↓ 印紙を貼らなければいけない場合はきっちり張りましょう。 割り印も忘れずに!!!

★領収書や請求書の保存方法

●法律で定められているわけではありません。  ↓  台紙に貼り付けるケースもあれば、月別に袋に入れているだけのケースもあります  し、科目別に袋に入れるような場合もあります。  ↓  きっちりすればするほど、税務調査での心証はよくなりますが、その手間は  はっきり言って無駄な時間でもあります。またきっちりやっていない方が  調査に時間はかかったりもして有効な場合もあります。  ↓  ちなみに、保存期間は7年(税法上)です。  会社法上は10年です。

★レシートは領収書としての機能はあるか?

●証拠書類になります(形式は重要ではありません)  ↓  レシートであっても、体裁のよい領収書であっても、実態として、  取引の事実が証明できるかが大事ですね。  相手先、内容、日付、金額等は必ず明確にしておきましょう!  レシートでこのあたりが書いていないのであれば、後で書き込みましょう!

★領収書や請求書が貰えない経費はどうする??

●公共交通機関で切符等を買った場合には領収書がないのが商慣習上仕方ないですね。  こういう場合は領収書等がなくてもOKです。  社外証憑がなかったとしても、社内管理簿的なものはあったほうがいいでしょう。  ↓  また領収書や請求書がなくても、銀行取引であれば通帳に記録が残るので  代替が可能です(通帳に相手先等が残るような工夫はすべきですが・・・)    

★領収書や請求書を紛失した場合

●基本は経費計上が難しいですね。  ただ、ほかで代替証明できるのであれば可能になると思われます。 また再発行ができるのであれば請求してみましょう。 ↓ 社内証憑を残したとしても、税務調査では否認される可能性は結構高いです。